Từ ngày 02 đến hết ngày 05/6/2025, Đoàn Kiểm tra số 03 do đồng chí Cầm Thúy Vân - Phó Giám đốc Sở Nội vụ, Trưởng đoàn, cùng các thành viên Đoàn thực hiện kiểm tra tại 04 UBND huyện: Phù Yên; Bắc Yên; Mai Sơn; Yên Châu.

Ảnh: Đồng chí Cầm Thúy Vân, Phó Giám đốc Sở Nội vụ - Trưởng đoàn kiểm tra công bố Quyết định thành lập đoàn kiểm tra và thông qua một số nội dung kiểm tra tại buổi làm việc

Đoàn Kiểm tra đã tiến hành kiểm tra tập trung vào các nội dung: (1) Công tác văn thư, lưu trữ; (2) Tổ chức bộ máy; (3) Rà soát biên chế, cán bộ; (4) Người hoạt động không chuyên trách cấp xã; (5) Quản lý, sử dụng con dấu; (6) Chính sách hỗ trợ hậu Covid-19.

Qua kết quả kiểm tra, UBND các huyện đã tổ chức tuyên truyền, quán triệt, ban hành các văn bản chỉ đạo, triển khai thực hiện có hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính trên địa bàn tỉnh, xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 03/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh; Quyết định số 878/QĐ-UBND ngày 18/4/2024 của Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 03/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính trên địa bàn tỉnh Sơn La.

Nhìn chung công tác quản lý văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính đã được quan tâm, chỉ đạo; các phòng, ban chuyên môn, các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND cấp huyện cơ bản đã thực hiện rà soát, phân loại thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu hiện có của cơ quan, đơn vị, địa phương; cơ bản tài liệu đã được chỉnh lý sơ bộ, một số lĩnh vực chỉnh lý hoàn chỉnh; UBND các huyện tập trung hoàn thiện chỉnh lý đối với tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử đảm bảo theo đúng tiến độ đặt ra trong kế hoạch…

Về công tác chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho hoạt động của Chính quyền cấp xã khi thực hiện chính quyền địa phương 02 cấp: UBND các huyện đã triển khai sắp xếp, kiện toàn cơ quan chuyên môn và đơn vị sự nghiệp cấp xã theo hướng tinh gọn, hiệu quả; chủ động rà soát chức năng, nhiệm vụ để xây dựng phương án phù hợp thực tiễn. Thực hiện rà soát biên chế, phân tích trình độ chuyên môn, lý luận chính trị và quản lý nhà nước. Thực hiện chủ trương tổ chức lại đơn vị hành chính cấp xã, rà soát, lập danh sách người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã theo đúng chỉ đạo tại Kết luận số 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Tiến hành kiểm kê, tổng hợp con dấu và giấy đăng ký mẫu dấu cấp huyện, xã (gồm cả dấu của tổ chức bầu cử); chuẩn bị bàn giao về cơ quan công an theo quy định. Triển khai các chính sách hỗ trợ hậu Covid-19 cho người dân, người lao động, doanh nghiệp, hộ kinh doanh; rà soát, lập danh sách đối tượng được thực hiện nghiêm túc, linh hoạt phù hợp tình hình địa phương.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, Đoàn kiểm tra cũng chỉ ra những tồn tại, hạn chế: tổng số tài liệu chưa chỉnh lý và chỉnh lý sơ bộ còn nhiều, một số đơn vị chưa phân loại và chỉnh lý. Phần lớn tài liệu vẫn đang để phân tán tại các phòng, ban, đơn vị, chưa được tập trung bảo quản tại kho lưu trữ; một số địa phương chưa bố trí được kho lưu trữ tập trung; tài liệu đã được loại ra trong quá trình chỉnh lý chưa được xử lý tiêu hủy theo quy định. Một số tài liệu loại còn đang bảo quản tạm thời tại các kho phòng, có dấu hiệu xuống cấp như ẩm, mốc…

Đoàn Kiểm tra đã tiến hành kiểm tra thực tế tại một số xã, thị trấn, qua đó đã chỉ ra một số tồn tại hạn chế như: cơ bản một số xã đã thực hiện xong việc chỉnh lý và sơ bộ tài liệu; bên cạnh đó còn một số xã đang trong quá trình chỉnh lý, sơ bộ, chất lượng hồ sơ sơ bộ còn chưa đảm bảo theo quy định; việc rà soát, đóng dấu tài liệu chưa đảm bảo quy định, vẫn còn tình trạng thiếu dấu…

Một số hình ảnh kiểm tra tại các cơ quan đơn vị trực thuộc UBND huyện và các xã, thị trấn:

Phát biểu kết luận, đồng chí Trưởng Đoàn kiểm tra đã ghi nhận, đánh giá cao kết quả đạt được của UBND các huyện, thành phố, thị xã được kiểm tra, đồng thời đề nghị cơ quan, đơn vị kịp thời có giải pháp khắc phục những tồn tại, hạn chế Đoàn kiểm tra đã chỉ ra qua đợt kiểm tra và nêu ra một số đề xuất kiến nghị:

(1) Tiếp tục chỉ đạo, triển khai thực hiện có hiệu quả Chỉ thị số 08/CT-UBND về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính trên địa bàn tỉnh Sơn La; Quyết định số 878/QĐ-UBND ngày 18/4/2025 của UBND tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 03/4/2025 của Chủ tịch UBND tỉnh và các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính.

(2) Chỉ đạo công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý, khẩn trương hoàn thành việc thống kê, chỉnh lý, đảm bảo các tài liệu phải được chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ, không còn tài liệu tích đống, chưa chỉnh lý; rà soát lại việc đóng dấu các văn bản còn xót dấu; đóng gói, niêm phong, bàn giao tài liệu đảm bảo theo quy định (tài liệu vĩnh viễn hoàn thành trước ngày 15/6/2025; tài liệu có thời hạn bảo quản hoàn thành bàn giao trước 30/6/2025).

(3) Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị, không có giá trị đảm bảo theo quy trình, quy định của pháp luật.

Qua đó, UBND các huyện đã nghiêm túc tiếp thu và chỉ đạo các phòng chuyên môn xây dựng kế hoạch và có giải pháp khắc phục kịp thời các tồn tại, hạn chế, nhằm hoàn thiện các nội dung liên quan trong quá trình sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền địa phương 02 cấp.