Ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát biểu khai mạc Hội thảo

1. Về nội dung Hội thảo

Các báo cáo tham luận, ý kiến tại Hội thảo đã tập trung trao đổi và thảo luận các vấn đề cơ bản sau:

- Tổng quan về lưu trữ số và định hướng lưu trữ số tại Việt Nam theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ.

- Quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử, tài liệu số dưới góc nhìn của cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực công nghệ thông tin.

- Trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ; Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; cơ quan lưu trữ chuyên ngành; cơ quan cung cấp giải pháp công nghệ và công chức, viên chức đối với nhiệm vụ lưu trữ số.

- Các giải pháp đối với lưu trữ số như: giải pháp công nghệ đáp ứng các quy định pháp lý, nghiệp vụ, yêu cầu kỹ thuật, an toàn, an ninh, bảo mật và yêu cầu xác thực lâu dài, bảo quản lâu dài và hệ thống cơ sở hạ tầng; giải pháp về pháp lý (xây dựng văn bản pháp lý về lưu trữ số); giải pháp tổ chức bộ máy (bố trí nguồn nhân lực phục vụ lưu trữ số); giải pháp con người (đào tạo các kỹ năng, kiến thức về lưu trữ số cho đội ngũ công chức, viên chức).

- Đổi mới tư duy quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong bối cảnh Chính phủ điện tử; xây dựng các chương trình đào tạo về lưu trữ số đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới.

- Đánh giá lại toàn bộ hệ thống quy trình nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và khả năng áp dụng đối với tài liệu lưu trữ điện tử như: soạn thảo và ban hành văn bản trong môi trường điện tử; thu thập tài liệu điện tử; khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị…

2. Kết luận của Hội thảo

Với các nội dung trao đổi, thảo luận trên, Hội thảo đưa ra một số kết luận cơ bản, đó là:

- Thứ nhất, các Bộ, ngành cơ quan Trung ương; các Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố tập trung chỉ đạo, tổ chức xây dựng kế hoạch Lưu trữ số và triển khai các nhiệm vụ cụ thể được giao tại Quyết định 458/QĐ-TTg ngày 03 tháng 4 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”. Đặc biệt là việc xây dựng, rà soát, nâng cấp hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử bảo đảm lập được hồ sơ điện tử và thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trên môi trường mạng tại Lưu trữ cơ quan; trích xuất hồ sơ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn nộp lưu về Lưu trữ lịch sử. Các Lưu trữ lịch sử cần trang bị hạ tầng, công nghệ để tiếp nhận hồ sơ điện tử từ các nguồn nộp lưu, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác hiệu quả tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trong thời gian tới.

- Thứ hai, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần nêu cao tinh thần, trách nhiệm, sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ số. Bên cạnh đó, các cá nhân là công chức, viên chức, người lao động trong các cơ quan, tổ chức sẵn sàng thay đổi tư duy, cách thức làm việc mới để chuyển đổi từ môi trường vật lý sang môi trường số.

3. Một số khuyến nghị                  

Trên cơ sở kết quả của Hội thảo “Lưu trữ số và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân”, để thực hiện trách nhiệm đối với nhiệm vụ lưu trữ số trong cơ quan nhà nước, các cơ quan, tổ chức cần tập trung vào những nội dung sau:

- Một là, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ phối hợp chặt chẽ với cơ quan quản lý nhà nước về công nghệ thông tin trong việc xây dựng và hoàn thiện quy định pháp luật, quy trình nghiệp vụ về quản lý tài liệu điện tử cũng như các yêu cầu về mặt kỹ thuật, các chuẩn dữ liệu, trao đổi thông tin trong việc tạo lập và bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu điện tử; cung cấp, quản lý và duy trì giá trị pháp lý lâu dài của chữ ký số. Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ sớm ban hành các văn bản hướng dẫn về quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, xác định giá trị, bảo quản, tiêu hủy và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử dựa trên các nguyên tắc chung đã quy định.

- Hai là, các Lưu trữ lịch sử tham mưu, giúp Sở Nội vụ tỉnh ban hành văn bản hướng dẫn số hóa tài liệu về: tiêu chuẩn lựa chọn tài liệu để số hóa (nội dung tài liệu có giá trị cao; tần suất sử dụng cao; tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp); hướng dẫn mã phông, cách đặt tên file sau khi số hóa, ký số đối với tài liệu số hóa và cập nhật dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ về quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

- Ba là, các cơ quan cần xây dựng hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và tăng cường quản lý, chỉ đạo hướng dẫn thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số. Mục tiêu đặt ra đối với việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là nhằm quản lý thống nhất và khai thác, sử dụng có hiệu quả khối tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Bốn là, các cơ quan kiện toàn hệ thống tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự và đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu lưu trữ tài liệu số. Để thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tài liệu số, tổ chức bộ máy thực hiện tham mưu quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phải thống nhất từ trung ương đến địa phương; người làm công tác văn thư, lưu trữ phải đủ về số lượng, vững chuyên môn nghiệp vụ và thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, đặc biệt là nghiệp vụ lưu trữ số.

- Năm là, các cơ quan đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan.

- Sáu là, các cơ sở đào tạo lưu trữ xây dựng chương trình đào tạo để trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về lưu trữ số. Các cơ sở đào tạo và cơ quan lưu trữ nên có sự hợp tác xây dựng chương trình đào tạo.

Với các kết quả trên, Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức và cá nhân cần xác định rõ trách nhiệm của mình, sẵn sàng và chủ động tham gia vào quá trình xây dựng lưu trữ số tại Việt Nam trong thời gian tới./.