Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Sơn La

Đăng ngày: 08/07/2014 15:07:21

Từ ngày 27 đến 30/5/2014, Đoàn kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Sơn La. Về phía Đoàn kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có ông Nguyễn Tiến Lộc, Phó trưởng phòng Nghiệp vụ địa phương làm Phó Trưởng đoàn cùng 04 thành viên trong đoàn. Về phía tỉnh Sơn La có ông Đinh Trọng Tuế, Bí thư Đảng bộ Sở Nội vụ, Phó Giám đốc Sở Nội vụ, lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đại diện lãnh đạo của các cơ quan được kiểm tra.

Bên cạnh việc kiểm tra công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và lưu trữ lịch sử của tỉnh, Đoàn đã phối hợp với Sở Nội vụ kiểm tra tình hình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư và công tác lưu trữ tại 06 cơ quan: Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ, Sở Giao thông vận tải, Sở Tài chính, UBND thành phố, UBND huyện Mường La.

Trên cơ sở báo cáo và kiểm tra thực tế tại các cơ quan, Đoàn kiểm tra đã thông báo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh nói chung và tại các cơ quan được kiểm tra nói riêng với các nội dung chính như sau:

– Về tổ chức, biên chế, chế độ, chính sách: Tại tỉnh Sơn La đã thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý văn thư, lưu trữ thuộc Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi cục Văn thư – Lưu trữ gồm: Chi cục trưởng, 02 Phó chi cục trưởng và 04 phòng chuyên môn (Phòng Hành chính – Tổng hợp, phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ, phòng Thu thập – Chỉnh lý, phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ). Với chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.

Tại hầu hết các sở, ban, ngành các huyện, thành phố đã quan tâm bố trí công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ làm công tác văn thư, lưu trữ; các phòng, ban chuyên môn cấp huyện, thành phố đã bố trí 01 công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư của đơn vị; phòng Nội vụ UBND các huyện, thành phố đã bố trí 01 chuyên viên làm công tác chuyên môn kiêm nhiệm giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho UBND huyện, thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện; đối với Văn phòng HĐND-UBND các huyện, thành phố đã bố trí từ 01 đến 02 công chức làm văn thư chuyên trách và lưu trữ chuyên trách. Tại UBND các xã, phường, thị trấn đã bố trí công chức Văn phòng – Thống kê kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.

Việc thực hiện các chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên chức làm công tác lưu trữ chuyên trách đã được quan tâm thực hiện tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ, các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố. Một số cơ quan, tổ chức khác chưa áp dụng do người làm văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nên không được áp dụng, ngoài ra nhiều đơn vị chưa có kho để tài liệu theo quy chuẩn nên khó áp dụng chế độ phụ cấp độc hại và bồi dưỡng bằng hiện vật theo quy định.

– Về tuyên truyền, phổ biến, đào tạo, bồi dưỡng, ban hành văn bản: Tỉnh Sơn La đã tổ chức, lồng ghép nhiều hình thức để tuyên truyền, phổ biến các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh như: Tổ chức hội nghị, các lớp tập huấn, sinh hoạt chuyên đề, giao ban định kỳ, ban hành văn bản, kiểm tra thực tế, đăng tải văn bản trên cổng thông tin, sao y văn bản… Trên cơ sở các quy định của Nhà nước, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu kịp thời cho Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh như Chỉ thị số 15/CT-UBND ngày 27/9/2013 của UBND tỉnh về việc lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; văn bản về tổ chức hội nghị phổ biến, quán triệt một số nội dung cơ bản của Luật cán bộ, công chức, Luật Viên chức, Luật Lưu trữ; các quyết định ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hằng năm; Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan tỉnh… Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được Chi cục Văn thư – Lưu trữ kiểm tra, hướng dẫn thường xuyên cụ thể, từ năm 2010 đến năm 2013 Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã giúp Sở Nội vụ  tổ chức 08 lớp tập huấn với 970 lượt công chức, viên chức tham gia; tiến hành 77 lượt kiểm tra tại tất cả các sở, ngành, huyện, thành phố trong tỉnh. Qua đó đã tạo được sự chuyển biến trong nhận thức cũng như nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, các ngành và công chức, viên chức về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ.

– Về công tác văn thư: Các cơ quan, đơn vị đều thực hiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo quy định; cơ bản đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ đối với văn bản hành chính và Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ đối với văn bản quy phạm pháp luật.

Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến được thực hiện tương đối tốt, toàn bộ văn bản đi, đến được đăng ký, quản lý tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan.  Công tác quản lý, sử dụng con dấu của các cơ quan, đơn vị đúng quy định, đảm bảo an toàn, không có cơ quan, đơn vị nào để xảy ra sai sót.

– Về công tác lưu trữ: Tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh đang được bố trí kho tạm với diện tích 80m2 với 301m giá để tài liệu, hệ thống chống cháy nổ, quạt thông gió, bìa hồ sơ và cặp hộp đựng tài liệu; đã thu thập được 09 phông tài liệu gồm: Phông tài liệu của Hội đồng nhân dân tỉnh, UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, Trọng tài kinh tế, Công ty Dược liệu I, Ngoại vụ tỉnh, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh (nay là Sở Nội vụ tỉnh), Ban quản lý di dân Tái định cư tỉnh, Thanh tra tỉnh. Tài liệu này được hình thành từ năm 1962 đến năm 2004 với 265 mét tài liệu tương đương 2.324 cặp hộp, 14.946 hồ sơ. Bình quân hằng năm Lưu trữ lịch sử tỉnh đã phục vụ hơn 500 lượt độc giả đến khai thác sử dụng tài liệu với 536 hồ sơ, 646 tài liệu và chứng thực 460 văn bản.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh vẫn còn một số hạn chế như:

Một số sở, ngành, UBND các huyện, thành phố chưa bố trí công chức, viên chức làm lưu trữ chuyên trách, một số công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị chưa được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ. Một số cơ quan chưa thường xuyên cập nhật, sửa đổi hoặc ban hành văn bản mới để phù hợp với Luật Lưu trữ và các quy định mới của Nhà nước, của tỉnh. Việc thực hiện Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị chưa triệt để, phần lớn các cơ quan, tổ chức chưa xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan đặc biệt là việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Tại một số cơ quan, đơn vị vẫn còn một số sai sót nhỏ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (như trình bày số, ký hiệu, trích yếu nội dung, thẩm quyền đề ký một số văn bản hành chính chưa đúng theo quy định của pháp luật hiện hành). Về quản lý văn bản đi vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện đầy đủ như quản lý hệ thống số cấp cho văn bản đi và hệ thống sổ theo dõi văn bản chưa đúng theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.

Tại Lưu trữ Lịch sử đã được bố trí kho tạm, tuy nhiên diện tích kho quá chật hẹp, các trang thiết bị, phương tiện còn thiếu chưa đủ để đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh. Vì vậy chưa thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ Lịch sử tỉnh.

Tại các sở, ngành, UBND các huyện, thành phố công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và xử lý tài liệu tồn đọng tích đống vẫn chưa thực sự được quan tâm đúng mức, diện tích phòng, kho lưu trữ, trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ còn thiếu và sơ sài.

Nguyên nhân của những hạn chế trên là do chưa có kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh, vì vậy chưa thu thập được tài liệu từ các nguồn nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh. Trụ sở làm việc của các cơ quan, đơn vị, UBND các huyện, thành phố, UBND các xã nói chung còn chật hẹp vì vậy chưa bố trí được kho lưu trữ để bảo quản tài liệu lưu trữ, hầu hết là các kho tạm. Các cơ quan, đơn vị không có nguồn kinh phí để thực hiện việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng từ các năm trước đây. Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn khá mỏng, tình trạng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm còn nhiều. Bên cạnh đó tại một số cơ quan, đơn vị, lãnh đạo cơ quan và các phòng trực thuộc vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này.

Để công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, tỉnh Sơn La đã nghiêm túc tiếp thu những ý kiến kết luận của Đoàn kiểm tra và sẽ tiếp tục quan tâm, chỉ đạo các cơ quan, địa phương thuộc tỉnh thực hiện đúng các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

 

Chu Luyến – phòng Quản lý văn thư, lưu trữ

Thông tin

images

duong day nong copy1

mua sam cong1

cong-khai-ngan-sach

csdl

imagescong thong tin dien tu chinh phuBộ nội vụthu dien tucong bao son laDangboCongdoanThanhnienDự án 600 Phó Chủ tịch xã

 

Bản đồ Sơn La