Tự đánh giá để đổi mới – công cụ hoàn thiện hoạt động của cơ quan nhà nước

Đăng ngày: 10/03/2014 10:27:08

Quản lý chất lượng trong khu vực công, cùng với xu hướng phát triển nền dịch vụ công theo định hướng khách hàng, không chỉ là yếu tố chiến lược quyết định hiệu quả quản lý và cung ứng dịch vụ công của nhà nước mà còn là biện pháp sống còn để tối ưu hoá cung, cầu và chi phí của các loại hình dịch vụ của khu vực công. Đối với những nền công vụ hiện đại ở châu Âu như Anh, Pháp, Đức… và một số nền công vụ ở các nước đang phát triển như Trung Quốc và Braxin, CAF là một công cụ đánh giá hiệu quả hoạt động tiết kiệm về mặt chi phí, bền vững về mặt nguồn lực và cung cấp sản phẩm đầu ra có tính khả thi cao thể hiện qua khung đánh giá đi kèm bộ phương pháp 10 bước kiện toàn tổ chức. Mô hình CAF vừa cho phép thực hiện đánh giá chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước thông qua tự đánh giá, vừa cho phép thực hiện phân tích so sánh và trao đổi kinh nghiệm giữa các cơ quan nhà nước trong phạm vi quy mô quốc gia và liên quốc gia. Trong phạm vi bài viết này, tác giả xin giới thiệu sơ lược về Khung đánh giá tổng hợp CAF,các tiêu chí đánh giá CAF và quy trình hoàn thiện hoạt động 10 bước căn cứ trên kết quả tự đánh giá CAF dành cho khối các cơ quan nhà nước và nêu ra một số điểm cần lưu ý khi áp dụng mô hình này vào Việt Nam.
 

12272013

1. Giới thiệu chung về Khung đánh giá tổng hợp CAF

Năm 2000, Viện Hành chính công châu Âu (European Institute of Public Administration– EIPA) đã xây dựng thành công Khung đánh giá tổng hợp (Common Assessment Framework, gọi tắt là CAF). Hội nghị lần thứ 5 về chất lượng công vụ ở các quốc gia châu Âu tổ chức vào ngày 27-28/9/2012 tại thành phố Oslo (Na-uy) đã công bố phiên bản CAF 2013 với chủ đề “CAF – công cụ quản lý chất lượng cho các nền công vụ tương lai” (Staes, 2012). Hiện nay, CAF được sử dụng rộng rãi ở hơn 27 quốc gia châu Âu với hơn 3.000 cơ quan trong khu vực công đã chính thức ứng dụng mô hình này và xem đây là một trong những chương trình, nội dung quan trọng trong cải cách hành chính (Staes, 2012, p.3). Mô hình đánh giá này cũng là một trong số ít các mô hình được ứng dụng thành công ở các quốc gia đang phát triển như Trung Quốc, Đôminica, Bra-xin… và do đó có thể là một gợi ý hay đối với Việt Nam.

Luận đề nghiên cứu để xây dựng nên mô hình CAF là đề cao vai trò chiến lược của công tác lãnh đạo trong việc cung ứng dịch vụ công cho người dân/khách hàng và trong công tác quản lý nội bộ, phát triển đội ngũ. Người đứng đầu tổ chức không chỉ lãnh đạo đơn vị xây dựng và thực thi các chiến lược, kế hoạch mà còn tạo động lực cho nhân viên, thu hút nhân tài phát triển đội ngũ, mở rộng các mối quan hệ đối tác, phân bổ nguồn lực hiệu quả và đảm bảo đơn vị vận hành thông suốt. (Viện Hành chính công châu Âu – EIPA,2013).

Trong công tác quản lý hành chính, nếu ứng dụng CAF ta có thể sử dụng phương pháp tự đánh giá đổi mới theo hướng chuyển từ chu trình “Lập kế hoạch và thực hiện” sang chu trình “Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh” (sau đây gọi tắt là chu trình PDCA). CAF còn có chức năng đánh giá để dự báo và cải thiện hoạt động của tổ chức, đồng thời cho phép tích hợp các mô hình quản lý chất lượng khác và tạo ra cơ chế trao đổi kinh nghiệm và nghiên cứu thực tiễn tốt nhất giữa các tổ chức trong khu vực công.

CAF được xây dựng trên cơ sở các nguyên tắc như sau: (i) kết hợp được với nhiều mô hình tổ chức của các nền hành chính nhà nước khác nhau, (ii) có thể ứng dụng được để đánh giá tính đặc thù về chất lượng và hiệu quả hoạt động công vụ của các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp công lập và (iii) hướng đến kết quả và định hướng khách hàng, đảm bảo vai trò của người lãnh đạo và tính hướng đích, cách tiếp cận theo quá trình trong công tác quản lý căn cứ vào các dữ liệu đáng tin cậy về phát triển và thu hút nhân lực, đào tạo thường xuyên, đổi mới cải tiến; phát triển các mối quan hệ đối tác; trách nhiệm đối với xã hội và đối với tổ chức.

2. Hệ thống đánh giá CAF 2013

Một trong những yếu tố cơ bản của CAF là hệ thống đánh giá. Hệ thống đánh giá hoạt động của tổ chức của CAF hoạt động dựa trên cơ chế tự đánh giá theo các tiêu chí. Bản chất của hệ thống đánh giá hoạt động của tổ chức là tự đánh giá hai nhóm nội dung bao gồm nhóm “Các khả năng” (enablers) và nhóm “Các kết quả” (results). So với bản CAF 2006, phiên bản CAF mới nhất hiện nay, CAF 2013 đã phát triển hệ thống đánh giá một cơ quan hành chính/đơn vị sự nghiệp công lập trên hai nhóm nội dung thông qua 9 tiêu chí lớn như sau:

Bảng 1: Mô hình CAF 2013

Thông qua các tiêu chí này, một cơ quan hành chính hoặc đơn vị sự nghiệp công lập có thể tự đánh giá các kết quả trên nhiều mặt của đơn vị mình thông qua các chỉ số định tính và chỉ số nội bộ đối với người dân/khách hàng, công chức, viên chức và xã hội cũng như các kết quả chính của hoạt động. Mỗi tiêu chí gồm nhiều tiêu chí thành phần. Tổng cộng 28 tiêu chí thành phần của 9 tiêu chí xác định các lĩnh vực trọng tâm cần được đánh giá khi phân tích hoạt động của tổ chức.

STT Tên tiêu chí Diễn giải Tiêu chí thành phần
1 Lãnh đạo Tiêu chí “lãnh đạo” đánh giá công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành về các nội dung cơ bản như sứ mệnh của tổ chức, chiến lược phát triển và thúc đẩy thực hiện chiến lược, xây dựng các giá trị cần thiết để đạt được mục tiêu dài hạn, đề ra các biện pháp cần thiết, nêu gương bản thân, bảo đảm nâng cao chất lượng cung ứng các dịch vụ của tổ chức 1.1. Xác định hướng phát triển của tổ chức thông qua sứ mạng, tầm nhìn và giá trị tổ chức,

1.2. Xây dựng và phát triển hệ thống quản lý và thực hiện các thay đổi trong tổ chức

1.3. Tạo động lực và hỗ trợ cho nhân viên; thể hiện những nỗ lực hoàn thiện tổ chức bằng việc tự nêu gương của cá nhân nhà lãnh đạo

1.4. Kiểm soát các mối quan hệ tương hỗ giữa nhóm lợi ích và các bên liên quan khác để chia sẻ trách nhiệm

2 Chiến lược và kế hoạch Thu thập thông tin hiện tại, dự đoán kết quả tương lai để lập kế hoạch và xác định các yếu tố then chốt để có được thành công 2.1. Xác định những nhu cầu tương lai và mong muốn của các bên liên quan

2.2. Xây dựng, phân tích và kiểm tra lại chiến lược và các kế hoạch dựa trên nhu cầu của các bên liên quan và nguồn lực có sẵn

2.3. Thực hiện chiến lược và kế hoạch của tổ chức

2.4. Lập kế hoạch, thực hiện và phân tích các thay đổi và đổi mới

3 Con người Con người là giá trị quan trọng của tổ chức. Mối quan hệ tương hỗ giữa các thành viên trong tổ chức và cách thức sử dụng và quản lý các nguồn lực sẽ tạo lên thành công của tổ chức. Trong công tác cán bộ cần thu hút và trọng dụng người tài. 3.1. Kế hoạch hóa, quản lý và phát triển đội ngũ

3.2. Xác định, phát triển và hỗ trợ kiến thức, năng lực của nhân viên, gắn liền mục tiêu cá nhân với nhiệm vụ của tổ chức

3.3. Khuyến khích nhân viên cải tiến công việc và trao cho họ những quyền hạn cần thiết.

4 Các đối tác và nguồn lực Tiêu chí này đánh giá về cách thức xây dựng mối quan hệ với các đối tác bên ngoài và cách thức lập kế hoạch, sử dụng các nguồn lực để bảo đảm tổ chức hoạt động hiệu quả. 4.1. Xây dựng và phát triển mối quan hệ với các đối tác bên ngoài

4.2. Thiết lập và phát triển quan hệ đối tác với người dân/khách hàng

4.3. Quản lý nguồn tài chính

4.4. Quản lý thông tin và tư liệu

4.5. Quản lý công nghệ

4.6. Quản lý cơ sở vật  chất

5 Các quá trình Tiêu chí này đánh giá về mức độ chuẩn hóa, quản lý và hoàn thiện các quy trình hoạt động để đạt được mục tiêu đáp ứng một cách hiệu quả nhất các nhu cầu và mong muốn của tất cả các bên liên quan 5.1. Xây dựng hệ thống các quy trình và quản lý các quy trình đó

5.2. Cung cấp dịch vụ dựa trên sự mong đợi của người dân/khách hàng

5.3. Đổi mới trong quy trình hoạt động với sự tham gia của người dân/khách hàng

6 Các kết quả theo định hướng người dân/ khách hàng Tiêu chí này đánh giá mức độ đạt được kết quả từ góc độ đáp ứng lợi ích của người dân, các nhóm khách hàng và các bên liên quan của tổ chức (Ví dụ: các tổ chức kinh doanh, tổ chức xã hội, tổ chức chính trị-xã hội và các tổ chức khác) 6.1. Kết quả khảo sát sự hài lòng của người dân/khách hàng

6.2. Chỉ số về mức độ đáp ứng các yêu cầu của người dân/khách hàng

7 Các kết quả về mặt con người Chỉ số này xác định dựa trên khảo sát nhân viên, phỏng vấn, thăm dò ý kiến. Đây là các chỉ số đo lường hoạt động bên trong của tổ chức, dùng để kiểm tra định lượng, nắm được, dự đoán và nâng cao hiệu quả của tổ chức nhằm đáp ứng mong đợi của đội ngũ nhân viên 7.1. Kết quả đo sự hài lòng và tạo động lực cho nhân viên;

7.2. Các chỉ số liên quan đến nhân viên (mức hài lòng chung về điều kiện làm việc, về văn hoá công sở, luân chuyển cán bộ, kết quả kiểm tra năng suất lao động, mức độ sử dụng CNTT của chuyên viên, các chỉ số phát triển kỹ năng, chi phí đào tạo nhân viên, chỉ số động lực và thu hút nhân viên…)

8 Các kết quả về mặt xã hội Tiêu chí này đánh giá các kết quả liên quan đến mức độ đáp ứng lợi ích xã hội ở cấp địa phương, khu vực, quốc gia và quốc tế 8.1. Các kết quả đo mức độ hài lòng của xã hội;

8.2. Kết quả đo các chỉ số hoạt động ảnh hưởng đến xã hội

9 Các kết quả chủ chốt ngắn hạn, bao gồm cả việc giải quyết các vấn đề chính trị. 9.1. Kết quả bên ngoài

9.2. Kết quả nội bộ

Bảng 2: Các tiêu chí đánh giá CAF2013

3. Quy trình hoàn thiện hoạt động của tổ chức CAF 2013

Bảng 3: Quy trình hoàn thiện hoạt động của tổ chức CAF 2013

Quy trình kiện toàn hoạt động của tổ chức CAF trải qua 3 giai đoạn và thực hiện tuần tự theo 10 bước như nêu trong hình ở trên. Giai đoạn 1 là giai đoạn chuẩn bị đánh giá để bắt đầu hoàn thiện hoạt động của cơ quan, gồm 2 bước là bước 1 và bước 2. Giai đoạn 2 là giai đoạn triển khai tự đánh giá, gồm các bước 3, 4, 5 và 6. Giai đoạn 3, căn cứ trên kết quả tự đánh giá của giai đoạn 2, lãnh đạo đơn vị tiến hành kiện toàn hoạt động của đơn vị qua các bước 7, 8, 9 và 10.

Trong quy trình kiện toàn hoạt động của một cơ quan hoặc đơn vị, không chỉ lãnh đạo mà công chức, viên chức và các bên liên quan đều cần nắm vững 10 bước nêu trên. Thứ tự thực hiện các bước phải đảm bảo tuần tự từ 1 đến 10 và lưu ý rằng trong tất cả các giai đoạn tự đánh giá luôn cần tương tác với thông tin phản hồi từ các bên liên quan.

“Bước 1 – Xây dựng kế hoạch và tổ chức tự đánh giá” bao gồm các hoạt động cụ thể như sau (i) họp toàn đơn vị và các bên liên quan để thống nhất thực hiện tự đánh giá, (ii) xác định quy mô và các phương pháp tự đánh giá, (iii) lựa chọn thang điểm đánh giá và (iv) chỉ định người chủ trì đề án đánh giá.

“Bước 2 – Xây dựng và/hoặc phát triển các kênh truyền thông” bao gồm các hoạt động (i) lập kế hoạch truyền thông, (ii) tuyển chọn thành viên tham gia nhóm đánh giá.

“Bước 3 – Thành lập một hoặc nhiều nhóm tự đánh giá” gồm các hoạt động (i) xác định số nhóm đánh giá, (ii) lập nhóm đánh giá có kiến thức sâu rộng về tổ chức và các kỹ năng tự đánh giá theo mô hình, (iii) lựa chọn chủ trì nhóm đánh giá và (iv) quyết định liệu có cần lãnh đạo đơn vị tham gia vào nhóm không

“Bước 4 – Tổ chức đào tạo” gồm (i) tổ chức đào tạo lãnh đạo, (ii) đào tạo nhóm tự đánh giá, (iii) bảo đảm cung cấp đủ thông tin cần thiết cho những người tham gia nhóm đánh giá và (iv) lập danh sách các bên liên quan và mô tả các tiêu chí đánh giá và các quy trình chủ đạo.

“Bước 5 – Thực hiện tự đánh giá” bao gồm thực hiện đánh giá theo cá nhân, tổng hợp điểm số trong nhóm và tính toán số điểm đánh giá.

“Bước 6 – Xây dựng báo cáo đánh giá”. Thông thường một báo cáo tự đánh giá theo cấu trúc tiêu chuẩn của CAF phải đảm bảo các yếu tố sau: Một là, nêu rõ các mặt mạnh và mặt hạn chế cần phải cải tiến trong mỗi thành phần kèm theo các luận chứng; Hai là, phải nhận định đánh giá tổng thể theo số điểm của các thành phần do nhóm tự đánh giá thực hiện; Ba là, phải đề xuất được các chương trình hành động để cải thiện tình hình.

“Bước 7 – Lập kế hoạch kiện toàn hoạt động của tổ chức” bao gồm các hoạt động (i) căn cứ trên điểm số phản ánh mức độ hoàn thiện của các hoạt động, xác định thứ tự ưu tiên của các hoạt động trong tổ chức gắn liền với mục tiêu chiến lược của tổ chức, (ii) giới hạn thời gian kiện toàn mỗi hoạt động và (iii) tích hợp kế hoạch kiện toàn hoạt động vào kế hoạch phát triển chung của tổ chức.

“Bước 8 – Thông báo kế hoạch kiện toàn đến các bên liên quan”.

“Bước 9 – Tiến hành kiện toàn các mặt hoạt động của tổ chức” bao gồm (i) củng cố hệ thống giám sát và đánh giá các hoạt động cải tiến trên cơ sở chu trình PDCA, (ii) quy định người chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động và (iii) áp dụng các biện pháp và công cụ cần thiết để hỗ trợ thực hiện kiện toàn hoạt động tổ chức.

Cuối cùng là “Bước 10 – Lập kế hoạch tự đánh giá tiếp theo”. Bước 10 vừa là bước tổng kết một chu trình CAF vừa là tiền đề mở ra chu trình CAF tiếp theo. Để đảm bảo các mặt hoạt động của cơ quan thực sự được cải thiện về chất lượng và hiệu quả, cần thực hiện tự đánh giá CAF theo nhiều lần. 44% các tổ chức sử dụng CAF thường xuyên sử dụng CAF để tự đánh giá hai năm một lần vì đây là khoảng thời gian thích hợp nhất về mặt chi phí thời gian, tiền bạc.

4. Kinh nghiệm áp dụng cho Việt Nam

Một trong những điều kiện quan trọng để thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội là nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý nhà nước. Xã hội hiện đại đòi hỏi các cơ quan nhà nước thực hiện chức năng quản lý và cung cấp dịch vụ công một cách hiệu quả và trách nhiệm cao. Ngoài ra, một nền công vụ hiệu quả cần bảo đảm xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức được đào tạo một cách bài bản, chuyên sâu để thực thi các quyết định chính trị. Nghiên cứu ứng dụng mô hình này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý của cơ quan nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước đã nêu trong Nghị quyết số 17-NQ/TW ngày 01/8/2007 Hội nghị lần thứ năm Ban Chấp hành Trung ương khoá X. Tuy nhiên, cũng có một số điểm cần lưu ý khi áp dụng mô hình này vào bối cảnh Việt Nam, cụ thể như sau:

1. Cần phải bám sát yêu cầu “Xây dựng hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước… thông suốt, trong sạch, vững mạnh, hiện đại, hiệu lực, hiệu quả, tăng tính dân chủ và pháp quyền trong hoạt động điều hành của Chính phủ và của các cơ quan hành chính nhà nước” (CPVN, 2011) để xác định các ưu tiên, những lĩnh vực cần hoàn thiện và kế hoạch thực hiện các biện pháp hoàn thiện, tránh dàn trải nguồn lực, đầu tư tản mát, thiếu đồng bộ trong quá trình kiện toàn tổ chức và hoạt động tại đơn vị. Đây là mục đích quan trọng nhất của quá trình tự đánh giá.

2. Khi so sánh giữa các tổ chức, mục đích chính không phải là để biết kết quả so sánh theo điểm số xếp hạng mà chính là thông qua đó tìm hiểu các phương thức khác nhau mà các tổ chức áp dụng để hoàn thiện hoạt động, từ đó có thể học hỏi và rút ra kinh nghiệm tốt nhất cho tổ chức của mình.

3. Kế hoạch truyền thông là một yếu tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch tự đánh giá. Kế hoạch truyền thông xây dựng hoặc củng cố các kênh giới thiệu, tuyên truyền với tất cả các bên liên quan trong khuôn khổ đề án tự đánh giá, đặc biệt là giữa lãnh đạo, quản lý đơn vị với công chức, viên chức của đơn vị. Thực hiện tốt bước 2 sẽ giúp tất cả các thành viên trong tổ chức và các bên liên quan ý thức được rằng tự đánh giá theo CAF là vì mục đích chung nhằm hoàn thiện hoạt động của tổ chức, đảm bảo quyền lợi chính đáng cho tất cả mọi người, tăng hiệu quả hoạt động chung và điều chỉnh mục đích của mỗi cá nhân lại gần với mục đích chung của tổ chức. Thực hiện CAF giảm đáng kể những yếu tố cản trở đến quy trình tự đánh giá, nhất là sức ì không chịu thay đổi hoặc lập lờ thông tin để tranh thủ làm lợi cho bản thân.

4. Trong bước 3, “Thành lập một hoặc nhiều nhóm tự đánh giá”, cần có sự linh hoạt và đảm bảo tính khách quan. Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy số lượng thành viên tối ưu đảm bảo hiệu quả làm việc cao nhất của một nhóm là 10 người. Nếu tổ chức có quy mô lớn và có cấu trúc phức tạp thì nên lập ra một vài nhóm tự đánh giá. Chủ trì đề án hay trưởng nhóm đánh giá có thể là thủ trưởng đơn vị hoặc do thành viên trong nhóm tự bầu. Nếu chủ trì là thủ trưởng đơn vị thì nhóm sẽ có thuận lợi là có thể tiếp cận được nhiều thông tin hơn và đảm bảo rằng kết quả tự đánh giá và các kết luận của nhóm sẽ được đưa vào các kế hoạch nâng cao hiệu quả làm việc của đơn vị. Tuy nhiên, cũng có trường hợp, do văn hóa và cấu trúc của tổ chức, nhất là các cơ quan thuộc khu vực công lập làm việc theo chế độ thủ trưởng, có nguy cơ chất lượng đánh giá giảm đáng đáng kể vì thành viên trong nhóm đánh giá e ngại không dám phát biểu ý kiến cá nhân của mình.

5. Yêu cầu cơ bản khi tiến hành đánh giá theo điểm số cho mỗi tiêu chí CAF là phải đảm bảo các mục tiêu: (i) xác định những hướng ưu tiên của tổ chức cần phải được xây dựng và hoàn thiện trước tiên; (ii) đo lường các tiến bộ mà cơ quan đạt được bằng cách xây dựng Đề án tự đánh giá hàng năm theo các tiêu chí CAF; (iii) xác định những lĩnh vực có điểm số cao nhất để đánh giá được thế mạnh của tổ chức để phát huy và (iv) so sánh chất lượng và hiệu quả hoạt động với các tổ chức tương đồng về tính chất, lĩnh vực hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm phù hợp có tính khả thi cao nhất để xem xét đưa vào áp dụng, không vội vã áp dụng khi chưa đánh giá tác động.

Tóm lại, CAF là công cụ hữu hiệu để các cơ quan nhà nước tự đánh giá và qua đó đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng quản lý, điều hành; nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả. Là một hệ thống tự đánh giá, CAF tiết kiệm về mặt chi phí, bền vững về mặt nguồn lực và cung cấp sản phẩm đầu ra có tính khả thi cao thể hiện qua khung đánh giá đi kèm bộ phương pháp 10 bước kiện toàn tổ chức, đảm bảo dân chủ, khách quan, phát huy tối đa quyền của người lao động trong nền công vụ của một nhà nước pháp quyền. Hi vọng rằng, bài viết giới thiệu về hệ thống đánh giá trong Khung đánh giá tổng hợp CAF của Liên minh châu Âu sẽ gợi mở ra những hướng đi mới góp phần thực hiện thành công Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 – 2020 và nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý của cơ quan nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước đã nêu trong Nghị quyết số 17-NQ/TW ngày 01/8/2007 Hội nghị lần thứ năm Ban Chấp hành Trung ương khoá X của Đảng ta.

Theo Tạp chí Tổ chức Nhà nước

Thông tin

images

duong day nong copy1

mua sam cong1

cong-khai-ngan-sach

csdl

imagescong thong tin dien tu chinh phuBộ nội vụthu dien tucong bao son laDangboCongdoanThanhnienDự án 600 Phó Chủ tịch xã

 

Bản đồ Sơn La